Ein gut eingerichteter Besprechungs- und Konferenzraum optimiert den Wissensaustausch, erleichtert das Lernen und fördert die Zusammenarbeit.

Die Produktivität eines Meetings hängt dabei oft von der technischen Ausstattung des Meetingorts ab. Folgende Aspekte sollten sie kennen, damit Ihre Besprechungen produktiv verlaufen können.

Konferenzraum optimieren mit Erfolg

Die Raumkonfiguration beeinflusst natürlich die technische Ausstattung im Konferenzraum. Nichts ist frustrierender in Meetings als endlos darauf zu warten, bis es endlich gelingt, den Laptop mit dem Projektor zu verbinden oder wenn die Audioverbindung so schlecht ist, dass man die Teilnehmer am Telefon/Computer nicht versteht. Wichtig ist, eine Raum-Technik zu nutzen, die einfach zu handhaben ist. Die folgenden Komponenten sind sinnvoll:

Displays und Touch Displays

Das Erste, was man in einem Konferenzraum bemerkt, ist der „visuelle“ Teil. Stellen Sie  sicher, dass die Bildschirme zentral platziert und von jedem Sitzplatz aus gut einsehbar sind als auch die richtige Grösse haben. Zu kleine Displays lassen bei den heutigen hohen Auflösungen den Content nicht mehr lesen.

Digitale Kabelwege

Analoge Signale gehören immer mehr der Vergangenheit an. Bauen Sie ein Signalmanagement auf digitaler Basis wie z.B. Crestron Digital Media auf. Sie übertragen alle Video- und Audiosignale auf Basis einer Netzwerkverkabelung. Dadurch sichern Sie sich digitale Qualität, auch über grössere Distanzen. Mit Media Matrizen können Sie verschiedenste Signalquellen sowie Beamer und Displays koppeln.

Audio und Beschallung

Leistungsfähige Mikrofone und Lautsprecher sind entscheidend. Sie werden in der Regel auf dem Tisch oder in einer Soundleiste unterhalb des Displays angebracht. Hier gilt, je besser die Klangqualität, desto besser das Meeting.

Videokonferenz Kamera

Eine hochwertige Kamera für den Konferenzraum ist wichtig, wenn viele Teilnehmer per Videokonferenz an dem Meeting teilnehmen. Die Bandbreite reicht von kleinen, integrierten Kameras bis hin zu anspruchsvolleren externen Kameras für größere Räume.

Wenn viele Mitarbeiter in ihrem Unternehmen vom Homeoffice aus arbeiten oder die Belegschaft über viele Standorte verteilt ist, ist darüber hinaus die Videokonferenz Hub oder Multipoint Control Unit sinnvoll. Es ist wichtig sicherzustellen, dass sie für ihre  Meeting-Plattform eine einfache Terminplanung bieten und sich mit gängigen Tools wie Outlook integrieren lässt.

Einfache Bedienung der Konferenztechnik

Nutzen Sie für anspruchsvollere Räume eine Mediensteuerung. Dadurch optimieren Sie Ihren Raum und können über ein zentrales Touchpanel alle Komponenten im Raum steuern und profitieren von programmierbaren Automatismen, um nicht alle Nutzerschritte einzeln abrufen zu müssen.

Steckdosen / Anschlüsse

Sie sollten sicherstellen, dass genug Steckdosen für alle Teilnehmer vorhanden sind. Inbesondere auf dem Tisch bieten sich Tischanschlussfelder an. Darüber optimieren Sie die Raumnutzung, indem Adapter zum Anschluss von Notebooks mit verschiedenen Schnittstellen (VGA, HDMI, DisplayPort) bereitgestellt werden, damit eingeladene Besucher ihre Laptops problemlos anschließen können. Internet Gastzugänge sowohl über Kabel als auch via Wi-Fi sind ebenfalls ein Muss.